System OMS – co to jest i czym różni się od ERP oraz od integratora

OMS, czyli order management system, to program do obsługi zamówień. Zbiera je ze wszystkich kanałów, w których firma sprzedaje, i prowadzi przez kolejne etapy aż do wysyłki, a zwykle dalej, przez zwrot i korektę. Po polsku mówi się na to system zarządzania zamówieniami.

Sama definicja niewiele załatwia, bo dokładnie tak samo opisuje się moduł sprzedaży w systemie ERP i większość integratorów. Trzy różne kategorie oprogramowania, trzy różne przedziały cenowe i trzy różne problemy do rozwiązania. Różnicę widać dopiero wtedy, gdy zapyta się, kto za co odpowiada.

Co OMS robi na co dzień

Zaczyna się od jednej listy zamówień. Wszystko, co spłynęło z Allegro, ze sklepu, z maila i od handlowca, ląduje w tym samym widoku: kto zamówił, co zamówił, czy zapłacił, jaką wybrał dostawę. Zespół przestaje przeskakiwać między panelami i to jest zmiana, którą obsługa zauważa pierwszego dnia.

Potem robi się ciekawiej. Firma ustawia własne statusy, odpowiadające temu, jak naprawdę pracuje: nowe, do potwierdzenia, pakowanie, czeka na towar. Do statusów podpina się reguły. Wpłata się księguje, zamówienie samo idzie dalej, klient dostaje wiadomość, etykieta czeka na wydruk. Nikt nie klika w to ręcznie trzysta razy dziennie i to jest właściwy powód, dla którego kupuje się takie systemy.

Przy większej skali dochodzą trzy rzeczy. Wysyłka hurtem, czyli zaznaczenie kilkudziesięciu zamówień i jeden plik z etykietami zamiast generowania listów po kolei. Zwroty prowadzone jako proces, z powodem, stanem towaru, korektą i przywróceniem produktu na magazyn, a nie jako korespondencja w skrzynce jednej osoby. I uprawnienia, bo w pewnym momencie okazuje się, że osoba pakująca paczki nie musi widzieć marż.

Pod spodem leży jeszcze jedna warstwa, mniej efektowna, a decydująca o porządku w danych: wspólny katalog produktów dla wszystkich kanałów i osobne stany dla każdego magazynu. Kanałów przybywa, katalog zostaje jeden. Tak jest zbudowany ekosystem Centoro, w którym obsługa zamówień, dane produktowe i uprawnienia zespołu siedzą w jednym środowisku, zamiast w trzech narzędziach spiętych eksportem.

OMS a ERP

ERP powstał do prowadzenia firmy. Trzyma kartoteki kontrahentów i produktów, ceny, stany, faktury i rozrachunki, w większych organizacjach także produkcję i kadry. To w nim zapisane jest, ile towaru mamy i po ile sprzedajemy go konkretnemu klientowi. Tego się nie zastępuje i nikt rozsądny do zastępowania nie namawia.

OMS powstał do czegoś węższego i szybszego. Nie prowadzi własnego cennika ani własnej kartoteki klientów, tylko bierze te dane z ERP i używa ich w codziennej robocie przy zamówieniach.

Kiedy ktoś próbuje obsłużyć obie role jednym programem, zwykle kończy się tak samo. ERP przyjmie zamówienia z marketplace’ów, tylko przy dwustu dziennie zaczyna się mozolne klikanie, bo ten system nie był projektowany do drukowania etykiet paczkami ani do obsługi zwrotów w tempie e-commerce. Po kilku miesiącach w firmie działa łańcuszek eksportów do Excela i jest osoba, która te pliki scala. Wszyscy o tym wiedzą i wszyscy zdążyli się przyzwyczaić.

Odwrotny błąd kosztuje tyle samo. Jeśli dostawca OMS proponuje, żeby kartoteki przenieść do niego i prowadzić równolegle z ERP, to znaczy, że integracji w tym rozwiązaniu nie ma. Pół roku później firma ma dwa cenniki i regularne kłótnie o to, który obowiązuje. Sensowne wdrożenie idzie w drugą stronę: jedno połączenie z ERP zasila wszystkie moduły sprzedażowe, tak jak w gdyńskim Centoro, gdzie z tej samej integracji korzysta panel B2B, obsługa zamówień i aplikacja dla handlowców.

OMS a integrator

Integrator to połączenie między systemami i na tym jego rola się kończy. Pobiera zamówienia z marketplace’u, odsyła stany i ceny, pilnuje, żeby indeks po jednej stronie odpowiadał indeksowi po drugiej. Na polskim rynku wymienia się w tym miejscu najczęściej BaseLinker, Apilo i Sellasist.

Takie połączenie jest potrzebne zawsze i przy małej sprzedaży w zupełności wystarcza. Po przekroczeniu pewnej skali pytania przestają jednak dotyczyć przenoszenia danych. Kto pakuje. Kto potwierdza nietypowy rabat. Co zrobić ze zwrotem przyjętym w piątek po południu. Dlaczego dwie osoby wystawiły tę samą przesyłkę. Odpowiada na to dopiero system z własnymi statusami, rolami i historią operacji.

Granica bywa nieostra i uczciwie trzeba to powiedzieć. Dostawcy integratorów dokładają moduły magazynowe, dostawcy OMS dokładają konektory, jedni i drudzy piszą w materiałach o automatyzacji sprzedaży. Najlepiej rozstrzyga cennik. Jeśli płacisz za liczbę połączeń i przeniesionych zamówień, kupujesz integrator. Jeśli płacisz za strukturę pracy zespołu, kupujesz OMS.

Kiedy OMS ma sens

Branża nie ma tu większego znaczenia. Hurtownia części maszyn i dystrybutor kosmetyków potrzebują tego samego, jeśli mają podobną skalę i podobnie podzieloną pracę. Znaczenie ma pięć rzeczy.

• Liczba kanałów. Sklep i Allegro to praca dla integratora. Przy pięciu kanałach z osobnymi cennikami i osobnymi terminami wysyłki brakuje już miejsca na proces.
• Liczba zamówień. Do kilkudziesięciu dziennie zespół nadąża ręcznie. Wyżej o kosztach decyduje liczba kliknięć przypadająca na jedno zamówienie.
• Zwroty. Najczęściej to one rozsadzają obsługę prowadzoną w arkuszu, bo każdy zwrot to korekta, ruch na magazynie i osobna rozmowa z klientem.
• Liczba magazynów. Osobne stany dla magazynu, sklepu stacjonarnego i towaru u dostawcy wymagają wspólnej ewidencji, inaczej nadsprzedaż jest kwestią czasu.
• Podział ról. Gdy kto inny pakuje, a kto inny rozmawia z klientem, potrzebne są uprawnienia i historia operacji zamiast jednego wspólnego konta.

Dwa punkty z tej listy wystarczą, żeby firma zaczęła budować sobie namiastkę takiego systemu z arkuszy, maili i pamięci jednej doświadczonej osoby. Namiastka działa do jej urlopu.

Ile to kosztuje

Ceny są słabo porównywalne, bo różnią się konstrukcją, a nie kwotą. Jeden dostawca liczy abonament od liczby zamówień, drugi od rocznego obrotu, trzeci podaje same widełki i odsyła do formularza. Do tego dochodzą pozycje, które w jednym cenniku są w standardzie, a w innym dopłatą: integracja z konkretnym ERP, moduł dla handlowców, dodatkowe konta użytkowników.

Dla punktu odniesienia, Centoro OMS zaczyna się od 490 zł netto miesięcznie w pakiecie Standard, bez opłaty aktywacyjnej przy umowie trzyletniej.

Przed podpisaniem czegokolwiek wyciągnij od dostawcy listę funkcji z zaznaczeniem, co wchodzi w pakiet podstawowy, a co jest wyceniane osobno. Tam powstaje różnica między ofertą a pierwszą fakturą i tam kończą się miłe rozmowy.

Zanim umówisz prezentację

Rozmowa idzie szybciej, gdy ma się liczby na kartce: ile kanałów, ile zamówień dziennie średnio i w szczycie, jaki ERP i w której wersji, ile magazynów, jaki procent zwrotów w ostatnim kwartale. Bez tego prezentacja zamienia się w przegląd funkcji, których połowa nie dotyczy twojej firmy.

Na spotkaniu poproś o jedną rzecz: przejście realnej ścieżki jednego zamówienia z najtrudniejszego kanału, od wpadnięcia na listę po korektę po zwrocie. I policz kliknięcia. To jedyna liczba z prezentacji, która przełoży się potem na grafik zespołu.